第一条  为规范省青基会的档案管理工作，确保档案管理安全、有序、合规，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《基金会管理条例》和相关法律法规政策，依照省青基会章程的规定，制定本制度。

第二条  本制度所称档案是指省青基会在登记、变更、注销以及自身管理、社会服务等活动中形成，具有凭证和查考价值的各种材料。

第三条  省青基会档案管理工作严格遵循国家有关法律法规，依据档案管理有关规定，设立专门档案保管区域，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。

第四条  省青基会档案管理工作实行秘书长责任制，秘书处负责省青基会的档案管理工作，负责档案接收、整理、归档、保管，提供利用、统计、编研、移交、销毁、安全、借阅登记等档案管理工作。

第五条  省青基会秘书处应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。全体员工要积极配合档案管理人员的工作，及时、完整收集所负责工作中的档案整理及移送工作。

第六条 省青基会档案管理部门/岗位的主要职责是：

（一）草拟档案管理制度草案和实施办法草案，并负责监督、指导和检查执行情况；

（二）负责各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交；

（三）负责监督指导各部门/岗位日常文件整理工作，统筹完成文件材料的立卷、归档及必要的档案管理业务培训；

（四）做好档案信息化建设工作；

（五）严格执行保密制度，不断完善档案管理办法，改善档案保管条件；

（六）定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。

第七条  省青基会档案整理以年度为单位，每年末，各部门提出档案整理清单，报部门负责人审批后，由相应部门档案整理人员负责整理，于下一年度1月10日之前移交秘书处

第八条  档案管理工作列入省青基会各部门的年度工作计划，保持相关管理人员的相对稳定。

第九条  省青基会档案的建立是省青基会规范化建设的重要组成部分，是省青基会历史沿革、工作开展情况的珍贵历史资料，是省青基会决策、开展工作的重要参考，归档的文件材料包括但不限于以下内容：

（一）人力资源管理，包括人力资源管理制度、单位沿革、单位负责人信息、理事名册及信息、理事会名册、监事(会)名册、劳动合同、离职证明、岗位交接清单、人事任免文件、员工名册及统计等资料；

（二）行政管理，包括内部管理规章制度，工作计划、工作总结、项目报告等文件资料以及大事记、年报、通讯稿、宣传册、年度工作报告、重要沟通记录(如电话、邮件等)、印章使用、证书使用等信息资料；

（三）项目管理，包括各类专项项目管理制度，申请承接项目的全套资料（含各类文案、文集、报告、名册及统计分析等资料）；

（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目实施及评估报告、捐赠统计分析等资料；

（五）合同管理，包括省青基会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等；

（六）往来文件，包括省青基会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文，省青基会制发的办字、函字、报字、复字类等文书及通知公告等；

（七）外事活动，包括外事管理制度，境外合作方信息，省青基会与国外团体或个人在交流、合作、访问等活动中形成的材料等；

（八）研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等；

（九）宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料等；

（十）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度审计报告、财务统计分析、财务报表等资料；

（十一）资产管理，包括资产管理制度、资产清单、资产评估报告、资产统计分析等材料；

（十二）会议管理，包括党组织会议、理事会会议、监事会会议、理事长办公会和秘书处工作会议、各部门工作会议及专项会议材料等；

（十三）其他档案：上述未列出的其他重要材料。

第十条  档案编号方法：省青基会根据实际工作情况编制科学、完整、相对固定的分类方案。

第十一条 档案接收应在10个工作日内完成，归档文件资料原则上为原件，有特殊情况可保存复印件，归档的文件应齐全完整。

第十二条 省青基会档案借阅、使用应履行申请、审批程序，报经秘书长批准。借阅档案者需妥善保管，不得任意转借、复印、损污文件，归还时保证档案完整无损。外借的档案，因借阅人保管不慎丢失时，借阅人需及时向秘书长报告 ，档案管理的具体部门或负责人负责追查责任。不按上述要求执行给省青基会带来负面影响或损失的，省青基会将保留进一步追究责任的权利。

第十三条 省青基会相关人员有下列行为之一的，按情节轻重，予以警告、通报批评、解除劳动合同。若构成犯罪的，依法追究刑事责任：

(一)损毁、丢失或擅自销毁省青基会档案的；

(二)未经批准，擅自向外界提供、抄摘省青基会档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)未及时上报归档或管理不善的；

(五)其他违反档案管理规定的行为。

第十四条  除会计档案及人事档案外，省青基会一般档案保存期限为20年，期满后可销毁。经确定依法可销毁的档案，由秘书处编制销毁清册，经省青基会主要负责人审核批准后方可销毁。

第十五条  档案保管实行纸质文件与电子文件同步归档，即纸质原文件归档时，应同时归档其对应的电子文件(含扫描件)，电子文件命名和目录格式应统一规范，以便查考和电子检索，以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及子文件。

第十六条  档案保管区域应按规定具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能，配备必要的设备、装具，符合安全防护要求。

第十七条  档案管理人员编制必要的检索工具、编辑有关档案文件汇编和参考资料，档案存放位置标识清楚，便于查找。

第十八条  档案管理人员应经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管，并注明相应的纸质档案归档编号。定期对电子文件的技术环境和数据内容进行维护，确保其长期、有效利用。

第十九条  建立档案借阅制度与公开保密制度，提供便捷的信息资源检索工具。省青基会保管的档案涉及国家机密的，应严格执行国家有关保密规定的要求。

第二十条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会负责解释。

第二十一条 本制度未尽事宜根据《基金会管理条例》、国家法律法规和有关方针政策、省青基会章程执行。